De afgelopen jaren is gebleken dat er (te) veel taken rusten op de leden van het bestuur. Veel leden van het bestuur houden zich naast hun bestuurstaken bezig met uitvoerende werkzaamheden binnen de vereniging. Op zich is daar niets mis mee, want er moet ook nog “gewerkt” worden. Maar vaak is dat noodgedwongen omdat het werk anders niet gedaan wordt. Gevolg hiervan is de bestuursleden minder tijd te besteden hebben aan dat wat eigenlijk van hen verwacht wordt, namelijk het besturen van de vereniging.
In het verleden waren en ook nu nog zijn er binnen Achilles een aantal commissies actief. Zo bestaat er de sponsorcommissie en de jeugdcommissie. De jeugdcommissie is ontstaan uit het vroegere jeugdbestuur dat een paar jaar geleden is opgegaan in het hoofdbestuur. De sponsorcommissie functioneert goed al zou deze commissie nog wel versterkt kunnen worden met enkele actieve leden. Op papier bestaat er nog een activiteitencommissie, deze commissie is echter al tijden niet meer als zodanig actief.
Verder zien we dat veel leden heel veel werk verrichten binnen Achilles. Dat gebeurd echter niet altijd even gestructureerd. Daardoor ontbreekt het soms aan afstemming van taken wat weer niet bevorderlijk is voor het functioneren van de vereniging.
Al vaker is het idee besproken om binnen Achilles meer met commissies te gaan werken. Op die wijze is de verwachting dat het werk binnen de vereniging door meer leden wordt uitgevoerd en de druk op de bestuursleden daardoor verminderd. Verder worden de werkzaamheden dan meer gestructureerd zodat er meer afstemming plaats vindt. Ook neemt de kwetsbaarheid af. Een taak is dan immers toebedeeld aan een commissie en niet aan één persoon.
In deze notitie beschrijven we de werkwijze van de commissies binnen Achilles. In hoofdstuk 1 wordt de inbedding van de commissies binnen Achilles beschreven. In Hoofdstuk 2 worden de verschillende commissies benoemd. Ieder met hun taken en verantwoordelijkheden. In Hoofdstuk 3 wordt beschreven hoe de commissies ingevoerd gaan worden.
Hoofdstuk 1
Het delegeren van bestuurstaken naar commissies vraagt, naast een duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden, een goede afstemming tussen het bestuur en de commissies. Dit wordt bereikt door in elke commissie minimaal 1 en maximaal 2 leden van het bestuur plaats te laten nemen. Hij vormt op die wijze de schakel tussen het bestuur en de commissie. Hij informeert via de bestuursvergadering de andere leden over wat er speelt in de commissie. Andersom kan hij verzoeken of informatie van het hoofdbestuur meenemen naar de commissie.
Het is de commissie zelf die op zoek gaat naar versterking als dat nodig is. Het is ook de commissie die nieuwe leden kan benoemen.
Het bestuur van Achilles gaat over tot invoering van de volgende commissies.
Tot op heden houden, vanuit het bestuur, Frank Nelissen en Harm Hendriks zich bezig met veel zaken die de seniorenelftallen betreffen. Het is de bedoeling dat deze “commissie” uitbreiding krijgt met een aantal andere leden.
Takenpakket:
1) Doet voorstel aan het bestuur voor het aantal seniorenteams dat deelneemt aan de competitie. Inventariseert daarvoor jaarlijks welke leden actief willen blijven voetballen.
2) Doet voorstel aan het bestuur voor de samenstelling van de seniorenelftallen.
3) Doet voorstel aan het bestuur voor de indeling van de teams in de klasses.
4) Organiseert oefenwedstrijden voor de seniorenteams.
5) Fungeert als aanspreekpunt voor begeleiders van de elftallen, te weten leiders, trainers en grensrechters. Gaat actief op zoek naar mensen die deze functie willen vervullen bij vacatures.
6) Regelt scheidsrechters voor de wedstrijden van de seniorenteams.
7) Stelt in overleg met de grensrechters van het eerste elftal een schema op.
8) Verzorgt de werving en selectie van de nieuwe trainer/coach voor de selectie. Doet voorstel aan het bestuur voor aanname van nieuwe trainer/coach.
9) Voert overleg met de jeugdcommissie over deelname van juniorenleden bij seniorenwedstrijden en bij de overgang van jeugdleden naar de senioren.
10) Draagt er zorg voor dat er voldoende trainingsmaterialen zijn voor de seniorenteams.
11) Draagt zorg voor de verkoop van Achilles-attributen, zoals sokken, broeken en tassen.
Sponsoring is een belangrijke inkomstenbron voor Achilles. Op dit moment kennen we verschillende soorten sponsors. Zo bestaat er bordreclame, shirtsponsoring, ballensponsors en loterijsponsors.
Op dit moment bestaat de sponsorcommissie uit Rob Janssen, Ton Hendriks, Mark Broekman en Antoon de Louw. Rob Janssen maakt namens het bestuur deel uit van deze commissie.
Takenpakket:
1) Onderhoudt de contacten tussen de sponsors en de vereniging.
2) Is actief op zoek naar uitbreiding van het bestand sponsors.
3) Doet voorstellen aan het bestuur voor sponsoring van de shirts van zowel de jeugd- als de seniorenelftallen.
4) Draagt er zorg voor dat de reclameborden voorzien zijn van de juiste tekst.
5) Stelt sponsorovereenkomsten op voor bordreclame.
6) Draagt er zorg voor dat rekeningen tijdig verstuurd worden naar de sponsors. Meldt bijzonderheden hierover aan het bestuur.
7) Is verantwoordelijk voor de sponsoring van prijzen bij de jaarlijkse loterij.
8) Doet voorstellen aan het bestuur voor invoering van nieuwe sponsorvormen.
Deze commissie is al actief binnen Achilles. Door het takenpakket van deze commissie nu vast te leggen wordt deze commissie definitief ingebed in de structuur van Achilles.
In deze commissie zitten namens het bestuur Rob Janssen en Benno Marinussen.
Takenpakket:
1) Doet voorstel aan het bestuur voor het aantal juniorenteams dat deelneemt aan de competitie. Inventariseert jaarlijks welke leden actief willen blijven voetballen.
2) Doet voorstel aan het bestuur voor de samenstelling van de juniorenteams.
3) Doet voorstel aan het bestuur voor de indeling van de teams in de klasses.
4) Organiseert oefenwedstrijden voor de juniorenteams.
5) Fungeert als aanspreekpunt voor begeleiders van de elftallen, te weten leiders en trainers. Gaat actief op zoek naar mensen die deze functie willen vervullen bij vacatures.
6) Regelt scheidsrechters voor de wedstrijden van de juniorenteams.
7) Voert overleg met de seniorencommissie over deelname van juniorenleden bij seniorenwedstrijden en bij overgang van leden van de junioren naar de senioren.
8) Organiseert activiteiten voor de jeugdleden, zoals o.a. Sinterklaas, Snerttocht en Jeugdkamp.
9) Organiseert de jeugdlotto.
10) Fungeert als aanspreekpunt bij alle jeugdaangelegenheden. Meldt bijzonderheden aan het bestuur
11) Draagt er zorg voor dat er voldoende trainingsmaterialen zijn voor de juniorenteams.
Op dit moment houden nogal wat leden zich bezig met het reilen en zeilen van de kantine. Voornamelijk zijn dat bestuursleden. De verwachting is dat door deze commissie taken rondom het kantinegebeuren beter gestructureerd worden.
Deze commissie moet dus nog gevormd worden. Vanuit het bestuur zal Titus Engbers daar plaats in nemen.
Takenpakket:
1) Is verantwoordelijk voor de inkoop van de artikelen. Zorgt er voor dat er voldoende voorraad is. Onderhoudt daartoe de contacten met leveranciers.
2) Controleert de bestellingen.
3) Bepaalt het te verkopen assortiment.
4) Stelt de prijzen vast.
5) Draagt zorg voor openstelling van de kantine op de daarvoor afgesproken momenten.
6) Onderhoudt de contacten met de schoonmaaksters van de kantine.
7) Doet voorstellen aan het bestuur voor de aanschaf of vervanging van apparatuur.
8) Stelt het rooster op voor de kantinediensten. Fungeert als aanspreekpunt voor kantinevrijwilligers en contactpersonen van de elftallen.
9) Draagt zorg voor de aankleding van de kantine.
10) Roomt de kleine en de grote kas af, draagt er zorg voor dat het geld op de bankrekening gestort wordt en draagt zorg voor voldoende wisselgeld in beide kassen.
Op dit moment zijn een aantal leden al actief op dit terrein. Door vorming van deze commissie wordt o.a. duidelijk wat van hen verwacht wordt.
Vanuit het bestuur zullen Tonny van de Broek en Harm Hendriks in deze commissie plaats nemen.
Takenpakket:
1) Is verantwoordelijk voor het klein onderhoud aan de accommodatie wat, conform de afspraken met de gemeente, door Achilles gedaan moet worden.
2) Organiseert de jaarlijkse klussendag.
3) Is verantwoordelijk voor het sleutelbeheer van de vereniging.
4) Onderhoudt de contacten met de gemeente wat betreft de accommodatie.
5) Doet voorstellen aan het bestuur wat betreft groot onderhoud en adviseert daarin.
6) Draagt er zorg voor dat de reclameborden na het seizoen van het hoofdveld gaan en bij het begin van de competitie er weer komen te hangen.
7) Draagt zorg voor de belijning van de velden, zowel voor het seizoen als tijdens het seizoen.
Deze commissie leidt op dit moment een “slapend” bestaan. In het verleden heeft deze commissie een belangrijke bijdrage geleverd aan de sfeer binnen Achilles. Ook kan deze commissie door het organiseren van activiteiten extra financiën binnenhalen voor de vereniging.
Loek Willems zal het bestuur in deze commissie vertegenwoordigen.
Takenpakket:
1) Organiseert reeds bestaande activiteiten, zoals o.a. snerttoernooi, winterwandeltocht, bingo’s en het kaarten.
2) Ontwikkelt en organiseert nieuwe activiteiten voor seniorenleden.
3) Organiseert de afsluiting van het seizoen bij de laatste competitiewedstrijd.
4) Organiseert de jaarlijkse vrijwilligersavond.
In dit hoofdstuk worden de stappen beschreven die genomen moeten worden om de “commissiestructuur” in te voeren binnen Achilles. Stap 1 en 2 zijn inmiddels genomen.
1) Bestuursbesluit over invoering van commissies en hun takenpakket. Dat is gebeurd door deze notitie vast te stellen in de bestuursvergadering van 12 november 2007.
2) Deze werkwijze voorleggen aan de leden in de ledenvergadering. Is gebeurd op ledenvergadering van 26 november 2007.
3) Samenstellen van de commissies. Dat gaat gebeuren in de eerste maanden van 2008.
4) Overdragen van taken en verantwoordelijkheden van bestuur naar commissies. Dit zal geleidelijk gebeuren. Bedoeling is dat aan het eind van het seizoen de commissies gevormd en actief zijn.